關(guān)于移交2019年檔案的通知

校屬各單位：

根據(jù)檔案館工作安排，2019年檔案移交工作現(xiàn)已開(kāi)始，今年因?yàn)橐咔榈奶厥庠?，將不再召開(kāi)檔案工作會(huì)議。請(qǐng)各歸檔單位將2019年產(chǎn)生的有保存價(jià)值的文件材料整理歸檔，移交檔案館，2019年之前形成的未歸檔案也請(qǐng)盡快整理，補(bǔ)充歸檔。

現(xiàn)將歸檔及移交過(guò)程中有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、歸檔范圍

1.2019年1月1日至12月31日期間，學(xué)校黨政管理、科研、教學(xué)、外事、基建、設(shè)備管理、出版、人事等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔。各單位文件材料歸檔范圍請(qǐng)參照陜西科技大學(xué)檔案規(guī)章制度匯編《陜西科技大學(xué)文件材料歸檔范圍和保管期限表》。

2.歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和相應(yīng)的聲像、電子等文件材料（如照片、光盤(pán)等）。各部門(mén)參照本部門(mén)的《歸檔范圍和保管期限表》，經(jīng)檔案館檢查無(wú)誤后將紙質(zhì)文件材料和電子版同步歸檔。

3.各單位參照《陜西科技大學(xué)實(shí)物檔案歸檔辦法》的要求，將應(yīng)歸檔的獲獎(jiǎng)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等（省級(jí)以上）及具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案整理歸檔。

4.新冠肺炎疫情防控檔案資料將設(shè)專(zhuān)題歸檔，請(qǐng)各單位將疫情防控期間形成的文件材料，如文字、圖表、照片、聲像、實(shí)物、網(wǎng)頁(yè)、社交媒體等各種載體和形式的資料，學(xué)校層面形成的由校辦統(tǒng)一歸檔，各單位只歸本部門(mén)的疫情防控檔案。

二、歸檔及移交要求

（一）紙質(zhì)檔案歸檔

1.各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)歸檔材料的收集、整理及預(yù)立卷工作。保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時(shí)移交檔案館。

2.文件類(lèi)的歸檔材料實(shí)行以件為單位歸檔；教學(xué)、財(cái)會(huì)、科研（專(zhuān)利）、基建、設(shè)備等專(zhuān)業(yè)性的歸檔材料,以卷為單位進(jìn)行整理、立卷。

3.歸檔材料必須完整，兼職檔案員在整理過(guò)程中要逐卷（件）檢查，不要缺項(xiàng)、漏項(xiàng),不要把屬于一個(gè)內(nèi)容的檔案材料分割開(kāi)或遺漏。

4.紙質(zhì)檔案的移交

（1）移交檔案時(shí)，交接雙方當(dāng)面檢查，按立卷歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的要退回歸檔部門(mén)返工，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。

（2）歸檔部門(mén)移交檔案材料時(shí)必須填寫(xiě)檔案移交清單，移交清單一式二份，經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查。

（二）聲像檔案歸檔及移交

1.照片檔案

（1）采用紙質(zhì)、電子同步歸檔，照片需標(biāo)明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由（事件）、拍攝者等（重大活動(dòng)及重要事件原則上不超過(guò)10張照片）。

（2）兼職檔案員整理好照片后，到檔案館領(lǐng)取照片專(zhuān)用檔案冊(cè)，進(jìn)行檔案預(yù)立卷。

（3）制作移交清單，與電子和紙質(zhì)照片同步歸檔。

2.采訪視頻及其他載體的影像資料

（1）通過(guò)檔案管理系統(tǒng)上傳，需標(biāo)明時(shí)間、背景（指對(duì)揭示照片影像主題具有一定作用的背景）、地點(diǎn)、人物、事由（事件）、拍攝者等信息。

（2）光盤(pán)、U盤(pán)等其他載體的影像資料，填寫(xiě)移交清單進(jìn)行歸檔。

（三）實(shí)物檔案歸檔及移交

學(xué)校在重大活動(dòng)及校領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)在公務(wù)活動(dòng)中接收的實(shí)物檔案；各單位在各類(lèi)表彰、獲獎(jiǎng)、競(jìng)賽、比賽、評(píng)比中獲得省級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)的證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案應(yīng)交移交檔案館保管，兼職檔案員在檔案館網(wǎng)站下載《實(shí)物檔案移交清單》，標(biāo)明實(shí)物名稱(chēng)、規(guī)格尺寸、獲贈(zèng)信息等相關(guān)內(nèi)容，連同實(shí)物一并移交檔案館。

三、電子檔案歸檔

2019年12月，檔案館更新了檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)入試運(yùn)行階段，將在部分兼職檔案員試用后，對(duì)全校兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)后分批歸檔。

四、其他

1.各單位兼職檔案員如果在檔案整理中遇到問(wèn)題，可以通過(guò)電話(huà)與檔案館聯(lián)系。綜合檔案歸檔聯(lián)系電話(huà)：89296695，聯(lián)系人：王娟；實(shí)物檔案歸檔聯(lián)系電話(huà)：86168357，聯(lián)系人：李江瑞。

2.各單位歸檔時(shí)間截止2020年7月10日。確有特殊原因不能按時(shí)歸檔，請(qǐng)及時(shí)與檔案館聯(lián)系申請(qǐng)延期。

3.為了做好檔案工作，如有機(jī)構(gòu)變動(dòng)或主管領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員調(diào)整，或新成立機(jī)構(gòu)設(shè)兼職檔案員的請(qǐng)及時(shí)告知檔案館。

檔案是學(xué)校發(fā)展的重要?dú)v史見(jiàn)證，請(qǐng)各單位領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員高度重視，著眼未來(lái)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)、完整地將檔案材料移交檔案館。

特此通知

檔案館

2020年5月11日